É de extrema importância a entrega de todos os documentos por parte do empregado ao empregador ao ser admitido na empresa.
Os documentos têm funções de preencher cadastros e obrigações acessórias sujeitas a penalidades para o empregador, que é o responsável, por elas.
O Empregador esta obrigado a informar e enviar declarações ao fisco previdenciário, trabalhista e para a Receita Federal do Brasil, com as informações de seus contratados. Relacionamos abaixo algumas dessa obrigações:
CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) a Empresa contratante é obrigada a enviar ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que usa as informações do CAGED para compor seus arquivos e fazer análises estatísticas do nível de emprego no País. Além destas informações, o governo registra o nível de formação escolar e profissional através dos dados coletados do CAGED.
É um recurso de grande importância ao trabalhador brasileiro, consistindo num registro que será utilizado pelos órgãos trabalhistas para entender a situação de cada cidadão no mercado de trabalho.
O Caged é entregue sempre que um empregado é admitido ou demitido da empresa. Se o turnover é alto, um grande número de Cageds são gerados para atender a esta exigência governamental.
DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) é uma obrigação tributária acessória, devida por todas as pessoas jurídicas - independentemente da forma de tributação federal de cada empresa.
A DIRF conterá a identificação por espécie de retenção de imposto de renda e identificação do beneficiário, nos termos estabelecidos pelo Regulamento do Imposto de Renda e as instruções baixadas pela Receita Federal do Brasil - RFB. Sejam os beneficiários empregados, sócios, prestadores de serviços que sejam pessoas físicas e/ou jurídicas. A entrega da Dirf é anual.
SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social). Desenvolvido pela CAIXA ECONOMICA FEDERAL, este aplicativo permite aos empregadores/contribuintes:
· Consolidar os dados cadastrais e financeiros da empresa e dos trabalhadores;
· Gerar a Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e o arquivo de informações a serem utilizadas pelo Fundo.
São enviadas 13(treze) Sefips por ano ao fisco previdenciário, para atender a exigência fiscal
RAIS – (Relação Anual de Informações Sociais), a gestão governamental coleta dados importantes do setor do trabalho através desta declaração, gerando informações do mercado de trabalho, provimento de dados para elaboração de estatística do trabalho e suprimento às necessidades de controle da atividade trabalhista no País.
A falta do cumprimento dessas obrigações acessórias, geram para o empregador penalidades, e impedem que a empresa tenha a emissão de certidões negativas.
Relacionamos alguns documentos que devem ser exigidos do empregado para a admissão.
Relação de documentos necessários para uma admissão:
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
Identidade;
CPF;
Título de Eleitor;
Cartão do PIS;
Comprovante de alistamento Militar;
Certidão de Nascimento ou Casamento;
Comprovante de residência;
Comprovante Escolar;
Foto 3x4;
Comprovante de Inscrição no conselho da categoria (se for o caso);
Certidão de Nascimento dos filhos;
Carteira de vacinação em dia (quando o filho tiver até 7 anos);
Comprovante de Freqüência Escolar (quando o filho tiver entre 7 e 14 anos);
Atestado médico admissional;
Outras informações importantes, mas não obrigatórias:
Carta de Apresentação e referências pessoais dos candidatos, com levantamento de informações dos empregadores anteriores.
O empregador não deve admitir empregados sem que todos esses pré-requisitos sejam atendidos, pois e sua responsabilidade todo risco, trabalhista, previdenciário, danos pessoais, causados aos empregados que forem admitidos sem as devidas anotações legais.
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